Reporting RSE

Processus de Reporting RSE : simplification et amélioration

A l’heure où les équipes en charge du reporting RSE ou reporting extra-financier sont dans les starting-blocks dans les entreprises clôturant au 31 décembre 2014, nous vous proposons un résumé de la conférence donnée le 5 décembre dernier par Tennaxia et Grant Thornton. Elle présentait les résultats de l’étude Tennaxia 2014 sur la RSE et les pratiques de reporting RSE de proposer des idées concrètes à mettre en œuvre rapidement et aisément, afin d’améliorer le processus de reporting RSE.

 

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L’analyse des rapports publiés en 2013

A l’examen des vérifications réalisées, Grant Thornton a pu observer que si le contenu des rapports était cadré par les exigences de l’article 225, il n’était que peu impacté par l’approche de la matérialité (pertinence), instaurée en principe fondateur des reporting extra-financiers par la GRI G4. La résultante ? Une relativement faible caractérisation sectorielle des impacts sociaux, environnementaux et sociétaux des entreprises et des enjeux matériels susceptibles d’affecter la performance de l’entreprise peu mis en exergue.

Au final, il a été relevé que faute d’une identification claire des enjeux clés, certains sujets importants n’étaient que peu analysés, quand des données faiblement utiles étaient publiées, voire faisaient l’objet d’analyse conséquente. Enfin, des données collectées n’ont pas été publiées alors que manifestement pertinentes et ce, sans explication. Eléonore Devaud, Responsable offre RSE et développement durable de Grant Thornton, concluait cette première partie en rappelant que si « reporter » des données pertinentes était une évidence afin de répondre aux impératifs réglementaires, de communiquer en interne comme en externe et finalement de piloter sa performance, trop souvent les données reportées ne sont pas en cohérence avec ces objectifs.

 

La pertinence, socle fondateur des reporting rse et rapports extra-financiers

Du point de vue du décret d’application de l’article 225 de loi dite Grenelle 2 (n°2012-557 du 24/04/2012) ce n’est pas uniquement 42 ou 29 thématiques à renseigner, précisait par la suite Bertrand Desmier, directeur du pôle RSE de Tennaxia. La pertinence est, sans être citée, au cœur du décret ; elle en est même l’esprit : « Le rapport du conseil d’administration ou du directoire […] expose […] les actions menées et les orientations prises par la société et, le cas échéant, par ses filiales […] ou par les sociétés qu’elle contrôle […] pour prendre en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité et remplir ses engagements sociétaux en faveur du développement durable… ». Ce texte introduit donc sans ambigüité la notion de pertinence.

Rappelons ici que la GRI G4 fait de la pertinence (matérialité) un des quatre principes clés du reporting RSE, et l’on pourrait même dire qu’elle en fait même le principe fondateur, précisant que le « rapport publié doit porter sur les thèmes qui, soit reflètent les impacts économiques, environnementaux et sociaux significatifs de l’entreprise, soit influent de manière significative sur les évaluations et décisions des parties prenantes. La pertinence est le seuil à partir duquel un volet s’avère suffisamment important pour figurer dans le rapport. » Autrement dit, des enjeux pertinents impliquent des indicateurs qui le soient également, qu’il s’agisse de données quantitatives ou d’informations qualitatives.

La présentation d’un test de matérialité (test de pertinence) concluait cette seconde partie, avant que Valéria Maïo, de la Direction Développement Durable de la FNAC, ne témoigne sur les lignes de force du reporting extra-financier de la FNAC : un reporting en lien avec la démarche RSE de l’entreprise, un focus sur les sujets les plus pertinents selon les activités du groupe et le reporting rse comme outil de pilotage et support de fixation d’objectifs.

En synthèse, la première étape d’un reporting RSE efficace est donc de bien s’assurer de la pertinence de ses données et informations en fonction de ses enjeux et de ses réels impacts.

 

Processus de reporting RSE : données fiables et exhaustives

Deuxième étape, s’assurer de la fiabilité et de l’exhaustivité de ses données.

Eléonore Devaud évoquait alors les six obstacles rencontrés par les entreprises sur ce terrain. Le premier obstacle auquel peuvent être confrontés les responsables en charge du reporting, est celui de la complétude de la donnée, autrement dit s’assurer qu’elle a bien été collectée sur l’ensemble du périmètre géographique et sur la même échelle temporelle. Le second obstacle se cristallise sur la disponibilité de la donnée, certaines données n’étant pas disponibles dans toutes les entités de l’entreprise. Le troisième obstacle ? L’ exactitude des données : comment éviter les erreurs de calcul, de conversion ou encore de consolidation. Le quatrième obstacle se traduit par la difficulté à tracer la donnée, comment justifier son établissement ? La cohérence est le cinquième obstacle, à savoir se doter de définitions claires pour obtenir dans toutes les entités des données comparables. Et pour finir, le sixième obstacle, l’unicité, ou l’identification d’un contributeur unique pour chaque donnée.

Bernard Fort, Président du directoire de Tennaxia, présentait par la suite les solutions permettant d’éviter les six difficultés précédemment exposées, en abordant le bon processus de reporting RSE, reposant sur une méthodologie adaptée, un logiciel de collecte performant, un bon timing et des équipes formées, conscientes des enjeux pour l’entreprise. Il poursuivait en présentant les fondamentaux du “bon contenant” pour recueillir le “bon contenu”

Le processus de reporting RSE constitue la colonne vertébrale de la méthodologie préconisée. Il est composé d’une part, d’un référentiel RSE avec les bons indicateurs sélectionnés, assortis de bonnes définitions et de modes de calcul pertinents ; y figurent également des informations clés comme la référence à la source de la donnée et son périmètre de couverture. Il contient par ailleurs les procédures de reporting extra-financier à respecter (donnée à reporter, processus de collecte et de validation des données, saisie des données, contrôles des données et leur consolidation).

Le bon timing était par la suite abordé ; le conseil ? Anticiper pour ne pas subir, prendre le temps de la recette, bien gérer la formation et commencer la validation des données au plus tôt.

L’aspect Ressources Humaines est essentiel, avec en premier lieu la formation. Il s’agit de bien présenter l’objectif du processus de reporting RSE, au-delà de la seule contrainte réglementaire, en rappelant son rôle essentiel dans la mesure de la performance de l’entreprise. Il est par ailleurs nécessaire d’accompagner les équipes en charge du reporting dans les différentes entités afin de leur faciliter le reporting et ne pas en faire une contrainte de plus. Enfin, il est nécessaire de faire un retour d’expérience sur la collecte des données et des informations (le REX concerne bien sûr l’ensemble du reporting au-delà de la seule composante RH) ainsi que sur l’exploitation opérationnelle des données collectées.

Valéria Maïo évoquait son retour d’expérience, en soulignant l’importance de promouvoir la démarche au plus haut niveau, de motiver les contributeurs, de leur faciliter le reporting et de communiquer largement la démarche dans l’entreprise en faisant participer le plus possible les collaborateurs.

 

 

En conclusion,

Pour bien débuter son reporting sur l’exercice 2014, les intervenants s’accordaient sur la nécessité de rendre utile le processus de reporting RSE ; au-delà de la seule contrainte réglementaire, il représente une réelle opportunité de se doter d’un véritable outil de pilotage de la performance globale de l’entreprise. Selon les intervenants, il convient de graduer son effort en s’engageant sur le long terme dans un processus d’amélioration continue. Aux entreprises de plus de 500 salariés qui réalisent plus de 100 millions de chiffres d’affaires et qui vont faire leur premier reporting, le conseil est d’aller à l’essentiel, en veillant à la pertinence et à la fiabilité des données, et à donner du sens au futur rapport, afin de générer la confiance des parties prenantes.

 

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