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Comment réussir son Reporting extra-financier…

Réussir son reporting extra-financier Conférence Tennaxia Produrable

… retours d’expérience et opportunités. Tel était le titre de la conférence donnée par Tennaxia au salon Produrable, rendez-vous désormais incontournable des acteurs du développement durable et de la responsabilité sociétale d’entreprise (RSE). Quelque cent trente personnes ont assisté à cette présentation qui dressait un bilan des trois premières années d’exercice du Reporting extra-financier selon l’article 225 de la loi Grenelle 2.

Cet atelier proposait également des perspectives d’évolution pour une mise en œuvre plus efficiente, avec le témoignage du groupe Géopost, utilisateur de la solution logicielle Tennaxia Reporting RSE.

 

Reporting extra-financier : quels enjeux ?

 

Quatre enjeux. Tout d’abord répondre aux impératifs réglementaires (en gardant à l’esprit que s’il faut respecter le lettre il convient aussi, de ne pas oublier l’esprit de la loi qui dit – selon le  Décret n° 2012-557 du 24 avril 2012 – que le rapport du conseil d’administration ou du directoire […] expose […] les actions menées et les orientations prises par la société et, le cas échéant, par ses filiales […] ou par les sociétés qu’elle contrôle […] pour prendre en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité et remplir ses engagements sociétaux en faveur du développement durable ;  ce que corrobore l’arrêté du 13 mai 2013 sur les modalités de vérification. Puis,  pouvoir  communiquer  avec ses parties prenantes – en externe et en interne – la RSE  implique expressément avec l’ISO 26000 ou encore la GRI G4, comme nous l’avons déjà vu, de dialoguer avec ses parties prenantes.  Piloter sa performance RSE est un troisième enjeu, qui induit que la finalité du reporting n’est pas circonscrite à la seule implication réglementaire ; « la RSE est un levier de performance  globale et le reporting extra-financier une opportunité de piloter cette performance » comme le précisait Hélène Valade, présidente du C3D et Directrice du Développement Durable de Suez Environnement lors de  la table ronde «  Reporting pour tous », animée par Bertrand Desmier, que proposait Produrable.  Enfin, être auditable, par les Organisations Tiers Indépendantes  (OTI) afin, qu’elles puissent délivrer leur attestation de présence et leur avis de sincérité.

Ces quatre enjeux impliquent que l’entreprise dispose du bon contenu (de données et d’informations), avec un bon process (pour définir les données, puis les collecter), dans un bon contenant (Excel a ses limites), pour une utilisation efficiente des données et des informations à reporter…à ses parties prenantes (car ne l’oublions pas, c’est bien là la finalité de l’article 225 ; autrement dit l’étape intégration dans le rapport de gestion des données et informations environnementales et sociales est clairement une invitation à aller plus loin…).

 

La matérialité, socle de l’article 225 comme de la GRI G4

 

Quand on parle de matérialité, on pense bien sûr à la GRI G4 (même si les experts chargés de la révision française avaient tenu à ce que le mot pertinence soit préféré à celui de matérialité). Mais elle concerne au premier chef l’article 225.  La matérialité (ou bien la pertinence donc) des  42 ou 29 thématiques  auxquelles doivent répondre les entreprises obligées par l’article 225 de la loi Grenelle 2, c’est ce qui reflète les impacts économiques, environnementaux et sociaux substantiels de l’entreprise. C’est aussi ce qui peut affecter sa performance. C’est également la prise en compte des meilleures pratiques sectorielles comme les attentes des parties prenantes.

Enfin, c’est ce qui peut aussi avoir un impact élevé sur l’entreprise. Construire son reporting  extra-financier sur le socle de la pertinence, et par là même son futur système de rapports destinés à ses parties prenantes diverses et variées, c’est éviter de tomber dans le piège de publications « catalogue »  sans hiérarchie, sans détermination des enjeux clés, avec  en corolaire le manque de sens et surement la difficulté pour les observateurs de comprendre où l’entreprise veut en venir.  Autre risque encouru, des sujets oubliés, mal traités voire non traités ou mal analysés ; c’est aussi, le cas échéant, des données et des informations carrément inutiles car non reliées à l’activité de l’entreprise. D’ailleurs, si tel ou tel indicateur reçoit un faible taux de couverture, c’est peut-être dû à l’incompréhension en interne du pourquoi du comment de cet indicateur qu’il faut renseigner.

 

test matérialité Tennaxia

 

Cette problématique de la matérialité montre tout l’intérêt  de la mise en œuvre d’une analyse de la matérialité de ses enjeux environnementaux, sociaux, économiques, mais aussi de gouvernance et d’intégration territoriale. Une analyse qui repose sur une méthodologie éprouvée avec l’interrogation des parties prenantes (Tennaxia  accompagne ses clients dans la réalisation de leur analyse de matérialité). Elle induit également la nécessité de construire un protocole de reporting robuste, avec des indicateurs bien définis,  afin d’améliorer la pertinence, l’exhaustivité,  la fiabilité  et donc l’auditabilité des données collectées. Afin également d’optimiser le référentiel d’indicateurs et collecter des données disponibles, cohérentes et correctes. Enfin,  d’enrichir les procédures de reporting en vue d’obtenir des données uniques, traçables  et complètes.

 

Quel outil pour collecter efficacement ses données et ses informations ?

 

Si l’on a défini un bon contenu d’indicateurs , fondé sur un bon process, encore faut-il s’assurer qu’ils seront bien collectés, consolidables et vérifiables. Ces trois impératifs et  l’évolution des règles comptables ont amené les entreprises à se doter  qui de logiciels spécifiques, qui d’ERP.  Force est de constater que les entreprises n’optent pas systématiquement pour le même type de solution logicielle dédiée  pour leur  comptabilité extra-financière ; les tableurs Excel sont encore utilisés par bon nombre d’entreprises.  Et pourtant, de nombreuses questions sont à se poser si l’on veut vraiment s’assurer de la robustesse de sa collecte, de la commodité d’exploitation des données et de leur parfaite auditabilité.

 

Première question  à se poser : quels types de données devra-t-on  gérer ?

Des données numériques, bien sûr, mais seulement ?  A l’évidence non.  Il faudra aussi gérer des textes, des données monétaires, des QCM, des questions à choix uniques et pourquoi pas des dates ainsi que des listes numériques, sans omettre  – bien sûr –  des calculs.

Deuxième question à se poser : comment fiabiliser les données saisies ?

L’erreur à la saisie, facile à commettre, pas toujours simple à détecter…et pourtant, si courante et  potentiellement si impactante !  La solution ? Des contrôles  simples à mettre en œuvre et efficaces, permettant de sécuriser la donnée dès sa saisie par le contributeur, en alertant celui-ci des éventuels problèmes détectés, qu’il s’agisse –  à titre d’exemple –  d’une alerte à la saisie lorsque la valeur renseignée est nulle, ou bien lorsque la valeur renseignée sort des bornes à priori autorisées, ou encore  lorsque la valeur renseignée est égale à la valeur précédente…

Troisième question à se poser : comment consolider les données et fiabiliser les calculs ?

Des données collectées et fiabilisées c’est bien, pouvoir les consolider c’est encore mieux et surtout très utile, sans parler de la fiabilisation de calculs parfois complexes en raison des différentes données. Ainsi ma solution me permettra-t-elle de consolider  un ratio ? Et si une donnée est manquante, comment pourrai-je la gérer ? Les données ont été renseignées dans différentes unités,  comment faire ? Et les incertitudes de mes données carbone, comment les calculer ?

Quatrième question à se poser, comment gérer la validation des données ?

En y réfléchissant de plus près, ce serait tellement bien si ma solution me proposait un workflow de validation afin de piloter l’avancement de la saisie, d’accéder aux résultats des tests,  d’analyser  les données renseignées mais aussi de pouvoir les comparer, mais aussi si elle me permettait de demander des compléments d’information pour m’assurer de l’exactitude de la donnée et puis aussi si je pourrai bloquer les données validées afin de les figer définitivement…

Cinquième question à se poser, comment garantir l’auditabilité de mon process ?

L’objectif des responsables du reporting extra-financier est e faire délivrer par l’OTI l’attestation de présence et l’avis de sincérité et si possible…sans réserve. Cela nécessite de se doter d’une solution auditable , et donc d’être en capacité d’exposer la cohérence, le cheminement et la matérialité des données ; ce qui sous-tend de pouvoir facilement exporter les échanges entre contributeurs et validateurs, de pouvoir prouver les tests qui auront été réalisés et de disposer des pièces jointes…

 

Le témoignage du Groupe Géopost,  utilisateur de Tennaxia Reporting RSE

 

Daphné de Kermoal,  directrice du développement durable du Groupe Géopost apportait par la suite son témoignage sur l’usage de Tennaxia Reporting RSE. Après avoir présenté son entreprise , elle présentait l’engagement responsable du Groupe qui repose sur quatre domaines d’action :   créer chaque jour un impact positif en assurant une livraison neutre en carbone pour tous ses clients, sans surcoût – contribuer  à l’amélioration de la qualité de vie en milieu urbain en offrant toujours plus de choix de livraison, tout en limitant ses impacts – partager  son expertise et son esprit entrepreneurial pour contribuer au développement des entreprises avec lesquelles il travaille – rassembler ses collaborateurs pour leur permettre de réaliser des actions de solidarité auprès des communautés locales dont le Groupe est le plus proche. L’engagement pour une livraison neutre en carbone a notamment conduit Géopost à se doter d’ une solution informatique pour collecter des informations environnementales de ses business «  RESPIRE » (RESponsible Piloting and REporting tool), nom donné à Tennaxia Reporting RSE au sein de l’entreprise. L’objectif était d’assurer la qualité des informations reportées, leur  traçabilité et la transparence et encourager les processus d’amélioration continue.

RESPIRE est conforme à l’ISO 14064, au contenu du BEGES (Article 75 Grenelle 2) et à l’EN16258.  Il réunit six critères : Pertinence –  Transparence –  Précision –  Cohérence –  Complétude – Comparabilité.

Comment-reussir-son-reporting-rse

Daphné de Kermoal concluait son propos par des bonnes pratiques à mettre en œuvre :

  • Des indicateurs co-construits avec les utilisateurs de l’outil
  • Un protocole
  • Des procédures adaptées
  • Des valideurs formés pour pouvoir former leur propres contributeurs
  • Un outil multi-langues
  • Des deadlines anticipées
  • Un soutien du management

 

Une présentation et un témoignage qui selon les retours  ont satisfait les auditeurs de la conférence,  dont de nombreux avaient eu pour la première année à répondre aux exigences de l’article  225, quand d’autres cherchaient des pistes d’améliorations pour le reporting de l’année 2015. A suivre donc !

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