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Comment réussir son Reporting extra-financier ?

Réussir son reporting extra-financier est un enjeu clé pour toute entreprise. En s’appuyant sur des retours d’expérience et la mise en lumière de nombreuses opportunités, ce sujet a été abordé lors de la conférence donnée par Tennaxia au salon Produrable. Quelque cent trente personnes y ont assisté. Quel bilan des trois premières années d’exercice du Reporting extra-financier selon l’article 225 de la loi Grenelle 2 ?

Voici une synthèse de la conférence qui proposait également des perspectives d’évolution pour une mise en œuvre plus efficiente.

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Reporting extra-financier : quels enjeux ?

 

Tout d’abord répondre aux impératifs réglementaires (il convient aussi, de ne pas oublier l’esprit de la loi qui dit – selon le  Décret n° 2012-557 du 24 avril 2012 – que le rapport du conseil d’administration ou du directoire […] expose […] les actions menées et les orientations prises par la société et, le cas échéant, par ses filiales […] ou par les sociétés qu’elle contrôle […] pour prendre en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité et remplir ses engagements sociétaux en faveur du développement durable ;  ce que corrobore l’arrêté du 13 mai 2013 sur les modalités de vérification.

Puis,  pouvoir  communiquer  avec ses parties prenantes – en externe et en interne – la RSE  implique expressément avec l’ISO 26000 ou encore la GRI G4, comme nous l’avons déjà vu, de dialoguer avec ses parties prenantes.

Piloter sa performance RSE est un troisième enjeu, qui induit que la finalité du reporting n’est pas circonscrite à la seule implication réglementaire. « La RSE est un levier de performance  globale et le reporting extra-financier une opportunité de piloter cette performance » comme le précisait Hélène Valade, présidente du C3D et Directrice du Développement Durable de Suez Environnement.

Enfin, être auditable, par les Organisations Tiers Indépendantes (OTI) afin, qu’elles puissent délivrer leur attestation de présence et leur avis de sincérité.

Afin de réussir son reporting extra-financier, il est nécessaire d’intégrer ces quatre enjeux. L’entreprise doit disposer du bon contenu (de données et d’informations), avec un bon process (pour définir les données, puis les collecter), dans un bon contenant (logiciel dédié), pour une utilisation efficiente des données et des informations à reporter…à ses parties prenantes (car ne l’oublions pas, c’est bien là la finalité de l’article 225 ; autrement dit l’étape intégration dans le rapport de gestion des données et informations environnementales et sociales est clairement une invitation à aller plus loin…).

 

La matérialité, socle de l’article 225 comme de la GRI G4

 

Quand on parle de matérialité, on pense bien sûr à la GRI G4 (même si les experts chargés de la révision française avaient tenu à ce que le mot pertinence soit préféré à celui de matérialité). Mais elle concerne au premier chef l’article 225.  La matérialité (ou bien la pertinence donc) des  42 ou 29 thématiques  auxquelles doivent répondre les entreprises obligées par l’article 225 de la loi Grenelle 2, c’est ce qui reflète les impacts économiques, environnementaux et sociaux substantiels de l’entreprise. C’est aussi ce qui peut affecter sa performance. C’est également la prise en compte des meilleures pratiques sectorielles comme les attentes des parties prenantes.

Enfin, c’est ce qui peut aussi avoir un impact élevé sur l’entreprise. Réussir son reporting extra-financier en le construisant sur le socle de la pertinence, et par là même son futur système de rapports destinés à ses parties prenantes diverses et variées, c’est éviter de tomber dans le piège de publications « catalogue ».  Le risque de publier sans hiérarchiser, sans déterminer les enjeux clés est immense. Cela rend difficile pour les observateurs, la compréhension du sens que l’entreprise souhaite transmettre. Un autre risque encouru réside dans l’analyse partielle de certaines données (oubli, mauvaise analyse, etc…). Enfin, il se peut que certaines données et informations soient carrément inutiles car non reliées à l’activité de l’entreprise. D’ailleurs, si tel ou tel indicateur reçoit un faible taux de couverture, c’est peut-être dû à l’incompréhension en interne du pourquoi du comment de cet indicateur à renseigner.

 

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Cette problématique de la matérialité montre tout l’intérêt de la mise en œuvre d’une analyse de la matérialité de ses enjeux environnementaux, sociaux, économiques, mais aussi de gouvernance et d’intégration territoriale. Une analyse qui repose sur une méthodologie éprouvée avec l’interrogation des parties prenantes. Elle induit également la nécessité de construire un protocole de reporting robuste, avec des indicateurs bien définis,  afin d’améliorer la pertinence, l’exhaustivité,  la fiabilité  et donc l’auditabilité des données collectées. Afin également d’optimiser le référentiel d’indicateurs et collecter des données disponibles, cohérentes et correctes. Enfin,  d’enrichir les procédures de reporting en vue d’obtenir des données uniques, traçables  et complètes.

 

Quel logiciel pour réussir son reporting extra-financier ?

 

Si l’on a défini un bon contenu d’indicateurs , fondé sur un bon process, encore faut-il s’assurer qu’ils seront bien collectés, consolidables et vérifiables. Ces trois impératifs ainsi que l’évolution des règles comptables ont amené les entreprises à se doter de logiciels spécifiques. Force est de constater que les entreprises n’optent pas systématiquement pour une solution logicielle dédiée. Les tableurs Excel sont encore utilisés par bon nombre d’entreprises. Pourtant, de nombreuses questions sont à se poser si l’on veut vraiment s’assurer de la robustesse de sa collecte, de la commodité d’exploitation des données et de leur parfaite auditabilité. Avant de choisir un logiciel de reporting extra-financier dédié, voici les questions à se poser :

 

1. Quels types de données devra-t-on  gérer ?

Des données numériques, bien sûr, mais seulement ?  A l’évidence non.  Il faudra aussi gérer des textes, des données monétaires, des QCM, des questions à choix uniques et pourquoi pas des dates ainsi que des listes numériques, sans omettre  – bien sûr –  des calculs.

2. Comment fiabiliser les données saisies ?

L’erreur à la saisie, facile à commettre, pas toujours simple à détecter…et pourtant, si courante et potentiellement si impactante !  La solution ? Des contrôles  simples à mettre en œuvre et efficaces, permettant de sécuriser la donnée dès sa saisie par le contributeur, en alertant celui-ci des éventuels problèmes détectés, qu’il s’agisse –  à titre d’exemple –  d’une alerte à la saisie lorsque la valeur renseignée est nulle, ou bien lorsque la valeur renseignée sort des bornes à priori autorisées, ou encore  lorsque la valeur renseignée est égale à la valeur précédente…

3. Comment consolider les données et fiabiliser les calculs ?

Des données collectées et fiabilisées c’est bien, pouvoir les consolider c’est encore mieux et surtout très utile, sans parler de la fiabilisation de calculs parfois complexes en raison des différentes données. Ainsi ma solution me permettra-t-elle de consolider  un ratio ? Et si une donnée est manquante, comment pourrai-je la gérer ? Les données ont été renseignées dans différentes unités,  comment faire ? Et les incertitudes de mes données carbone, comment les calculer ?

4. Comment gérer la validation des données ?

En y réfléchissant de plus près, ce serait tellement bien si ma solution me proposait un workflow de validation afin de piloter l’avancement de la saisie, d’accéder aux résultats des tests,  d’analyser  les données renseignées mais aussi de pouvoir les comparer, mais aussi si elle me permettait de demander des compléments d’information pour m’assurer de l’exactitude de la donnée et puis aussi si je pourrai bloquer les données validées afin de les figer définitivement…

5. Comment garantir l’auditabilité de mon process ?

L’objectif des responsables du reporting extra-financier est de faire délivrer par l’OTI l’attestation de présence et l’avis de sincérité et si possible…sans réserve. Cela nécessite de se doter d’une solution auditable , et donc d’être en capacité d’exposer la cohérence, le cheminement et la matérialité des données ; ce qui sous-tend de pouvoir facilement exporter les échanges entre contributeurs et validateurs, de pouvoir prouver les tests qui auront été réalisés et de disposer des pièces jointes…

Lors de la conférence, GéoPost a notamment partagé son retour d’expérience très positif de l’utilisation d’un logiciel dédié répondant à tous ces critères.

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